POLÍTICA DE PREVENÇÃO À LAVAGEM DE DINHEIRO, AO
FINANCIAMENTO DO TERRORISMO E AO FINANCIAMENTO DE
PROLIFERAÇÃO DE ARMAS DE DESTRUIÇÃO EM MASSA DA EMPRESA
SANTA EMILIA
I - OBJETIVOS:
A presente Política tem como objetivos estabelecer diretrizes para negócios atuais e futuros, definir procedimentos e identificar controles internos relacionados à prevenção de Lavagem de Dinheiro (LD), Financiamento ao Terrorismo (FT) e Financiamento da Proliferação de Armas de Destruição em Massa (FPADM). Também visa definir critérios para avaliação de risco dosclientes e das operações realizadas.
II - DIRETRIZES:
A Santa Emilia repudia e não compactua com qualquer ato de LD, FT ou FPADM.
A administração da empresa está totalmente ciente, de acordo e comprometida com esta Política, dispondo de uma estrutura de governança compatível com seu porte para combater atos relacionados a LD/FT/FPADM. Além disso, a empresa promove a divulgação, capacitação e treinamento de sua equipe, funcionários e parceiros sobre o tema, difundindo sua cultura organizacional de oposição a LD/FT/FPADM.
A Santa Emilia utiliza sistemas de informática ou arquivos para registrar dados de seus clientes, identificando se são Pessoas Politicamente Expostas (PPE) ou não, e para registrar as operações realizadas. De acordo com critérios pré-estabelecidos e a parametrização do sistema, identifica as principais operações que devem ser comunicadas ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), estando tais procedimentos sob a gestão do departamento financeiro, especialmente treinado e capacitado sobre o conteúdo desta Política.
A empresa possui o cadastro da pessoa jurídica, bem como de um sócio/representante no Sistema de Controle de Atividades Financeiras (SISCOAF), para enviar comunicações ao órgão e receber eventuais contatos.
Este cadastro é revisado semestralmente.
A Santa Emilia também realiza a avaliação interna de riscos de LD/FT/FPADM, considerando o perfil de risco próprio, dos clientes, das operações, dos funcionários e demais parceiros. Esta avaliação é aprovada pela administração e revisada a cada dois anos.
III - PROCEDIMENTOS:
3.1 - CADASTRO DO CLIENTE PARA O COAF:
Para atender ao princípio "Conheça seu Cliente", a empresa realiza, em todas suas operações, o cadastro e registro sistemático de seus clientes, com a identificação das seguintes informações:
a. PESSOA FÍSICA:
● Nome Completo
● RG
● CPF
● Data de Nascimento
● Endereço Completo
● Telefones
● PPE (Sim ou Não)
● Submetido às sanções impostas pelo Conselho de Segurança das
Nações Unidas (CSNU) (Sim ou Não)
● Perfil de Risco (Baixo, Médio ou Alto)
b. PESSOA JURÍDICA:
● Razão Social
● Inscrição Estadual
● CNPJ
● Data de Constituição
● Sócios e/ou Representantes Legais
● PPE (Sim ou Não)
● Submetido às sanções impostas pelo CSNU (Sim ou Não)
● Endereço Completo
● Telefones
● Beneficiário Final
● Perfil de Risco (Baixo, Médio ou Alto)
Essas informações são precedidas de análise e cópias dos documentos comprobatórios, que ficam arquivados no sistema da empresa. A veracidade dos documentos pode ser conferida através dos sites de consulta ao CPF e
CNPJ.
A veracidade do documento pessoal pode ser conferida através do site:
https://servicos.receita.fazenda.gov.br/servicos/cpf/consultasituacao/consultapu
blica.asp
A veracidade do CNPJ pode ser conferido através do site:
https://solucoes.receita.fazenda.gov.br/servicos/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp
Para identificação de pessoas expostas politicamente, a empresa obtém uma autodeclaração do cliente e consulta a base de dados específica no sistema do SISCOAF ou através do Portal da Transparência.(anexo 1 e 2) Pesquisa sobre PPE através do Portal da Transparência https://www.portaldatransparencia.gov.br/download-de-dados/pep
Operações classificadas como de alto risco com pessoas expostas politicamente serão precedidas das devidas diligências necessárias para este tipo de relação de negócio, bem como de autorização expressa do administrador da concessionária, nos termos da Resolução COAF nº 40/2021 –artigo 2º.
Para identificar pessoas submetidas às sanções do CSNU (Conselho de Segurança das Nações Unidas), a empresa consulta a listagem disponibilizada pelo COAF em seu site ou pelo site da ONU.
Pesquisa no CSNU para verificar eventual através do site:
https://www.un.org/securitycouncil/content/un-sc-consolidated-list
Caso o cliente esteja caracterizado como pessoa submetida às sanções do CSNU, a empresa comunicará imediatamente às autoridades públicas, interromperá a operação, comunicará ao COAF através do SISCOAF e enviará um e-mail ao Ministério da Justiça: csnu@mj.gov.br.
Do mesmo modo, caso haja decisão judicial determinando o cancelamento da indisponibilidade do bem, a empresa comunicará ao COAF e ao Ministério da Justiça.
A empresa coleta uma autodeclaração para verificação da capacidade econômica do cliente, PPE, CSNU e beneficiário final (quando aplicável) no pedido da operação. (anexo 1 e 2)
3.2 - REGISTRO DAS OPERAÇÕES:
Todas as operações realizadas pela empresa são devidamente registradas no sistema de informática ou em arquivos, com a identificação do cliente, descrição da operação e do produto comercializado, data da operação, valor e forma de pagamento. Os registros são armazenados por um prazo não inferior a cinco anos.
3.3 - COMUNICAÇÃO DAS OPERAÇÕES:
As operações que envolvam pagamento em espécie, em valor igual ou superior a R$ 30.000,00, à vista ou de forma fracionada dentro de um período de seis meses, são identificadas pelos sistemas utilizados pela empresa e obrigatoriamente comunicadas ao COAF.
No caso de operações suspeitas, o vendedor deve comunicar imediatamente o fato ao departamento financeiro, que tomará todas as providências para definir e orientar se for o caso a comunicação a ser feita ao COAF.
A proposta de operação que envolva as hipóteses abaixo descritas é considerada suspeita:
● Operações que podem configurar indício de crimes previstos na Lei nº 9.613, de 1998;
● Aquisição aparentemente incompatível com as atividades ou a capacidade econômico-financeira do adquirente.
● Disposição em negociar preços ou condições fora dos padrões do mercado.
● Pagamento por terceiro, pagamento a maior e posterior devolução, cancelamento ou desistência e correlata devolução do pagamento.
● Aquisição por parte de agente público ou pessoa exposta politicamente (PEP) que envolva recursos em espécie.
● Aquisição de veículo na "modalidade frotista" por pessoa física ou jurídica sem experiência nesse mercado ou cuja atividade não tenha relação com a utilização de frota de veículos
● Pessoa Jurídica cujo patrimônio ou cuja capacidade econômico-financeira, que se conheça ou se possa presumir pelas circunstâncias, não seja compatível com a aquisição de frota de veículos
● Depósito bancário em espécie, em valor igual ou superior a R$ 30.000,00 ou equivalente em outra moeda.
● Resistência ao fornecimento de documentação ou informação solicitada para identificação. As comunicações ao COAF, pelo sistema SISCOAF, são feitas no prazo de até 24 horas, contados da ocorrência da operação.
3.4 – CONTRATAÇÃO DE COLABORADORES E TERCEIROS:
A Santa Emilia possui regras e requisitos para a contratação de funcionários, terceiros e colaboradores em geral, adotando como procedimento a análise dos documentos pessoais e histórico profissional, buscando a identificação, qualificação e classificação quanto ao risco, nos termos do art. 11 da Resolução nº 36/2021 do COAF. Após a contratação, os colaboradores recebem capacitação e treinamentos sobre o tema.
3.5 – NOVOS PRODUTOS E SERVIÇOS:
Para todo e qualquer novo produto e/ou serviço, bem como a utilização de novas tecnologias, a empresa deve realizar previamente a: Identificação, Análise e Avaliação quanto ao risco relacionado a LD/FTP.
IV - AVALIAÇÃO DE RISCO:
Para avaliar os riscos de LD/FTP relacionados à sua atividade, e levando-se em consideração seu porte e volume de operações, a empresa deve considerar os perfis de risco de seus clientes, das operações, dos empregados, funcionários e colaboradores em geral e de si própria, considerando seu modelo de negócio e área de atuação. (anexo 3 e 4) As seguintes providências são tomadas:
1. Identificação: Especificação de uma lista inicial de potenciais riscos ou fatores de risco.
2. Análise: Natureza, fontes, probabilidade de ocorrência e consequências dos riscos identificados.
3. Avaliação: Definir prioridades e estratégias de prevenção, mitigação ou aceitação no caso de baixos níveis de risco.
Os riscos são classificados como: baixo, médio ou alto, a depender da análise dos critérios abaixo identificados. Todas as operações classificadas como de alto risco devem ser objeto de avaliação específica do administrador da empresa.
4.1 AVALIAÇÃO DE RISCO DA PRÓPRIA EMPRESA:
Para a avaliação de risco da Santa Emilia, considera-se que ela possui controle e registro de seus clientes e das operações realizadas, além de possuir procedimentos específicos e claros para a identificação de operações suspeitas de LD/FTP e consequente comunicação ao COAF de sua ocorrência.
Considera-se, ainda, que a Santa Emilia é uma concessionária de veículos automotores de via terrestre, instituída nos termos da Lei 6.729/79, conhecida como Lei Ferrari, sendo que o comércio de veículos é considerado como atividade de risco baixo, segundo o Anexo II da Resolução COAF nº 36/2021.
4.2 AVALIAÇÃO DE RISCO DOS CLIENTES:
A avaliação de risco de clientes deve considerar, no mínimo, a seguinte relação não taxativa:
● Perfil econômico e financeiro do cliente.
● Local de residência ou domicílio.
● Ocupação e atividade econômica.
● Envolvimento em operações financeiras ou comerciais, de forma direta ou indireta.
● Histórico de envolvimento em práticas ilícitas ou suspeitas. Os perfis de risco são classificados em:
● Baixo: Quando a atividade do cliente e o tipo de operação são considerados sem histórico ou evidência de envolvimento em atividades de LD/FTP.
● Médio: Quando há dúvidas ou informações que possam levantar suspeitas sobre o cliente ou a operação.
● Alto: Quando o cliente ou a operação apresentam sinais claros de envolvimento em atividades de LD/FTP.
4.3 AVALIAÇÃO DE RISCO DAS OPERAÇÕES: As operações serão classificadas conforme os riscos de LD/FTP, de acordo com as características específicas e o montante envolvido.
4.4 AVALIAÇÃO DE RISCO DOS EMPREGADOS, FUNCIONÁRIOS E COLABORADORES:
A análise de risco dos funcionários e colaboradores deve considerar a posição, responsabilidades e acesso a informações sensíveis.
V - CAPACITAÇÃO:
A empresa deve realizar treinamentos periódicos para todos os seus colaboradores e parceiros, visando a atualização e reciclagem sobre prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. Esses treinamentos devem abranger:
● Reconhecimento de atividades suspeitas.
● Políticas e procedimentos internos.
● Medidas de diligência para clientes.
● Procedimentos de comunicação ao COAF.
VI - REVISÃO DA POLÍTICA:
A política deve ser revisada, no mínimo, a cada dois anos ou quando houver alterações legislativas, regulamentares ou normativas que impactem sua eficácia, garantindo sua contínua adequação e atualização frente às novas demandas e riscos identificados.
VII - APROVAÇÃO E VIGÊNCIA:
Esta Política é aprovada pela administração da Santa Emilia e tem vigência a partir da data de sua publicação.